HENRY

Rechnungen automatisch aus dem Postfach holen und ablegen

Rechnungen kommen als PDF im Anhang, verteilt über Monate, zwischen Werbung und Newslettern. Sie herauszusuchen ist keine schwierige Arbeit, sondern eine lästige. HENRY nimmt sie Ihnen ab: Er sieht das Postfach durch, erkennt Rechnungen und Belege, liest Nummer, Betrag und Fälligkeit heraus und legt sie geordnet ab.

Warum Suchen im Postfach nicht reicht

Eine Suche nach "Rechnung" findet Werbung mit dem Wort Rechnung und übersieht die Abrechnung, die anders heißt. Sie findet auch nichts über den Inhalt des Anhangs, denn der Betreff sagt oft nur "Ihre Unterlagen".

Dazu kommt: Viele Absender schicken PDFs mit einem Dateityp, den das Postfach nicht als PDF erkennt. Wer nur danach filtert, verliert sie.

Was HENRY dabei wirklich tut

Er erkennt Anhänge über Dateityp und Endung, damit falsch ausgezeichnete PDFs nicht durchfallen, und lässt eingebettete Signaturbilder draußen. Dann liest er das Dokument und zieht heraus: Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Absender.

Beträge werden dabei in deutscher Schreibweise gelesen: Aus 1.187,40 Euro werden nicht 118.740. Was nicht im Dokument steht, wird nicht ergänzt.

Einmal sagen, danach von selbst

Sie können ihm einen Dauerauftrag geben: "Rechnungen legst du künftig immer ab und verschiebst sie in den Ordner Rechnungen." Ab dann sieht er alle fünf Minuten nach und erledigt es, ohne zu fragen.

Er meldet dabei, was er getan hat, mit Absender, Betreff und Betrag. Nicht nur eine Zahl: An einer Zahl sieht man nicht, ob die richtigen Nachrichten bewegt wurden.

Ein ganzes Jahr auf einmal

Beim ersten Verbinden kann HENRY das Postfach der letzten zwölf Monate durchgehen. Das läuft im Hintergrund, dauert etwa zwanzig Minuten, und er meldet sich, wenn er fertig ist. Sie müssen nicht dabeisitzen.

Am Ende steht eine Übersicht: welche Abos laufen, welche Verträge, welche Rechnungen offen sind, ob eine Mahnung dabei ist.

Häufige Fragen

Welche Postfächer funktionieren?

Alle, die IMAP anbieten, also Gmail, Outlook, GMX, Web.de, T-Online, IONOS und die meisten anderen. Bei Gmail wird ein App-Passwort verwendet, HENRY führt Sie Schritt für Schritt hindurch.

Löscht HENRY E-Mails?

Nie. Er verschiebt höchstens in einen Ordner, und auch das nur auf ausdrücklichen Auftrag. Jede Bewegung steht mit Betreffzeile im Verlauf.

Liest er auch eingescannte Rechnungen?

Nur wenn das PDF eine Textebene hat, was bei digital erzeugten Rechnungen fast immer der Fall ist. Bei einem reinen Scan sagt er, dass er nichts lesen konnte.

Kann ich die Belege exportieren?

Ja. Alles Abgelegte liegt im Aktenschrank und lässt sich herunterladen, etwa für den Steuerberater.

Sieht jemand meine Rechnungen?

Die Daten liegen verschlüsselt in einer Datenbank in der EU. Zugangsdaten zum Postfach werden verschlüsselt abgelegt.

Mehr: Belege für den Steuerberater · Postfach aufräumen · KI-Assistent und Datenschutz